A VIZA szoftver a vendég okmányából beolvasott adatokat rögzíti és továbbítja a Vendég Információs Zárt Adatbázisba, a bejelentkezés részeként. A lényeg az „egyszeri adatbevitel”: a recepciós beolvassa az okmányt, és az adat onnan automatikusan megy a VIZA felé, a statisztikai része pedig az NTAK felé — anélkül, hogy bárhol újra be kellene gépelni. Ha a szoftver ezt nem tudja, akkor az okmányolvasó külön szigetként működik, és marad a kettős adminisztráció.
A jogszabály az okmány gépi olvasását írja elő, tehát a kézi bepötyögés nem elfogadható megoldás. A piacon asztali dokumentumszkennerek, kézi olvasók és megfelelő mobilalkalmazások is elérhetők. A választásnál a döntő kérdés nem az eszköz márkája, hanem hogy a szálláshelykezelő rendszer támogatja-e: van-e kész integráció, vagy a beolvasott adatot külön kell átvinni. Az igazi időmegtakarítás csak az integrált felállásban jelentkezik.
Próbáld ki ingyen, kötelezettség nélkül
Beüzemelés 1 nap alatt · Nincs beállítási díj · Magyar támogatás
Minimum: okmányolvasó támogatása, magyar és külföldi vendégek eltérő adatkörének kezelése, automatikus továbbítás a VIZA felé, a beküldések naplózása, és a helyi személyes adatok kezelése a megőrzési idő szerint. Fontos, hogy a rendszer a foglalással is összekapcsolja a rögzítést, különben a recepciósnak két helyen kell dolgoznia. Hasznos, ha az online platformról (Booking, Airbnb) érkező foglalásnál is ugyanaz a check-in folyamat fut.
A két kötelezettség ugyanabból a tényből indul: egy vendég bejelentkezett és eltöltött egy éjszakát. Az NTAK a statisztikai adatot kéri, a VIZA a személyazonosítást. Ha ezek külön rendszerekben futnak, ugyanazt az adatot kétszer viszik be, és a két nyilvántartás előbb-utóbb eltér egymástól — ami ellenőrzésnél kellemetlen. Egyetlen rendszerben viszont mindkettő ugyanabból a rögzítésből teljesíthető, ellentmondás nélkül. Ide kapcsolódik az idegenforgalmi adó alapja is.
A VIZA zárt rendszer: a rögzített személyes adatokat a szálláshely nem tárolhatja korlátlanul és nem használhatja marketingcélra. A szoftver oldalán ez azt jelenti, hogy a helyi másolatot a megőrzési idő után törölni kell, a hozzáférést jogosultsághoz kell kötni, és az adatkezelésről tájékoztatni kell a vendéget. Vásárlás előtt érdemes rákérdezni, hogy a rendszer automatikusan kezeli-e a törlést, vagy ez kézi feladat marad — utóbbi esetben az adatvédelmi kockázat a szálláshelyé.
Igen. A VIZA a kereskedelmi célú szálláshelyekre általánosan vonatkozik, tehát a néhány szobás magánszálláshely és az apartmankiadás sem kivétel. Kis méretnél a gyakorlati kérdés inkább az, hogyan oldható meg az okmányolvasás önálló bejelentkezésnél, recepció nélkül — ezt a működés tervezésekor érdemes végiggondolni, nem egy ellenőrzés után. Néhány szobánál is igaz, hogy az egyszeri adatbevitel kevesebb hibalehetőséget jelent.
A VIZA-képesség jellemzően a szálláshelykezelő rendszer része, nem önálló termék, ezért a szoftver havidíja a mérvadó — ehhez jön az okmányolvasó egyszeri hardverköltsége. Összehasonlításkor a teljes éves költséget érdemes nézni, és rákérdezni, hogy a VIZA és az NTAK benne van-e az árban, vagy külön modulként számlázzák. A Vendeglatas.hu csomagjai 8 900, 16 900 és 29 900 Ft/hó, az NTAK adatszolgáltatással együtt.
A Vendeglatas.hu szálláshelykezelő moduljában a VIZA-megfelelés a check-in természetes része: a beolvasott okmányadat egyszer kerül be, onnan megy a VIZA felé, a statisztikai része pedig az NTAK felé, kettős adatbevitel nélkül. A beküldések naplózottak, így ellenőrzésnél visszakövethető, mi és mikor került továbbításra. Magyar nyelvű felület és támogatás. Próbálja ki 14 napig ingyenesen.
További gyakorlati anyagok a Tudástárból