PMS rendszer, amely mindent tud egy szálláshelyről

NTAK-kompatibilisGDPR-megfelelőMagyar támogatásIngyenes demo
Regisztráció

Mi az a PMS rendszer?

A PMS (Property Management System) a szálláshely központi működési rendszere: itt fut össze a foglalás, a szobabeosztás, a vendégadat, a számlázás és a riportolás. Régen a PMS lényegében egy digitális szobanapló volt; ma inkább operációs rendszer, amelyre a többi eszköz — channel manager, online fizetés, kulcsrendszer, adatszolgáltatás — rácsatlakozik. A különbség egy táblázat és egy PMS között nem a tárolás, hanem a kapcsolatok: a PMS-ben egy foglalás módosítása automatikusan átírja a kapacitást, a számlát és a jelentést is, míg Excelben mindezt kézzel kell utánavezetni.

A PMS fő moduljai

Egy teljes értékű PMS jellemzően a következő modulokból áll: foglaláskezelés és naptár, szobabeosztás és állapotkövetés (takarítás, karbantartás), vendégprofil és korábbi tartózkodások, árazás és szezonális szabályok, számlázás és fizetés, valamint riportok. Ehhez jönnek a magyar piacon kötelező elemek: NTAK adatszolgáltatás és VIZA vendég-nyilvántartás. Fontos kérdés, hogy ezek alapból benne vannak-e, vagy külön modulként számlázzák. A moduláris árazás első ránézésre olcsóbbnak tűnik, de amikor összeáll a szükséges funkciólista, gyakran drágább lesz, mint egy mindent tartalmazó csomag.

Próbáld ki ingyen, kötelezettség nélkül

Beüzemelés 1 nap alatt · Nincs beállítási díj · Magyar támogatás

Demo kérése

Felhő alapú vagy helyi telepítésű?

A helyi (on-premise) rendszer a szálláshely saját gépén fut: nagyobb kontroll, de saját üzemeltetési felelősség, mentés, frissítés és hardverköltség. A felhő alapú PMS böngészőből érhető el, a frissítés és a mentés a szolgáltató dolga, és bárhonnan használható — ami akkor számít igazán, ha a tulajdonos nincs mindig a helyszínen, vagy több telephely van. A magyar szabályozási környezetben a felhős megoldásnak van egy gyakorlati előnye: az NTAK és VIZA specifikáció változásait a szolgáltató vezeti át, nem a szálláshelynek kell frissítést telepítenie.

Integrációk: mivel kell összekapcsolni?

Egy PMS önmagában ritkán elég. A leggyakoribb kapcsolódások: channel manager a Booking.com és hasonló portálok felé, online fizetés, számlázórendszer, valamint a magyar adatszolgáltatási rendszerek. Az integráció minősége dönti el, hogy mennyi kézi munka marad: ha a foglalás automatikusan beesik a naptárba és zárja a kapacitást, az napi szinten órákat spórol; ha csak e-mail értesítés jön, amit be kell pötyögni, akkor a rendszer csak látszólag automatizált. Vásárlás előtt érdemes konkrétan megkérdezni, mely rendszerekkel van kész, működő kapcsolat.

Hogyan válasszon PMS rendszert?

Először a valós igényt érdemes felmérni: hány szoba, hány telephely, milyen csatornákon érkeznek a foglalások, van-e étterem vagy wellness, amit szintén kezelni kell. Ezután jönnek a kizáró kritériumok: magyar nyelvű felület és támogatás, NTAK és VIZA megfelelés, forintos árazás és számlázás. Harmadik lépés a teljes költség kiszámolása egy évre, minden modullal és felhasználóval együtt. Végül próbaüzem: egy két hetes tesztben kiderül, amit a demó nem mutat meg — mennyire gyors a napi check-in, mennyi kattintás egy módosítás, mennyire érthető a személyzetnek.

Mennyibe kerül egy PMS Magyarországon?

A magyar piacon a belépő szintű szálláshelykezelő megoldások jellemzően néhány ezer forinttól indulnak havonta, a teljes funkcionalitású rendszerek pedig tízezres nagyságrendben mozognak, gyakran szoba- vagy felhasználószám alapján skálázva. A hirdetett alapdíj mellett érdemes rákérdezni a bevezetési díjra, a támogatás díjára, az extra modulok árára és arra, hogy az NTAK/VIZA benne van-e. A Vendeglatas.hu esetében az árazás átlátható: a Kezdő csomag 8 900 Ft/hó, a Pro 16 900 Ft/hó, az Üzleti 29 900 Ft/hó, és mindegyik tartalmazza az adatszolgáltatást.

Bevezetés: mire számítson?

Egy PMS bevezetése jellemzően nem egy délután. A tipikus lépések: alapadatok felvitele (szobák, típusok, árak), a meglévő foglalások átemelése, a csatornák összekötése, az adatszolgáltatás beállítása, majd a személyzet betanítása. A legnagyobb kockázat nem technikai, hanem emberi: ha a recepció fejben a régi rendszert használja tovább, a két nyilvántartás szétcsúszik. Ezért érdemes egy éles váltási dátumot kitűzni, és utána nem visszanyúlni a régi táblázathoz. Szezonális szálláshelynél a holtszezon a legjobb időpont a váltásra.

Miért a Vendeglatas.hu?

A Vendeglatas.hu magyar vendéglátóknak és szálláshelyeknek készült: magyar nyelvű felület és támogatás, forintos árazás, és az NTAK-adatszolgáltatás minden csomagban benne van. Nem modulonként számlázunk, így nem éri meglepetés, amikor kiderül, hogy egy alapfunkció külön díjas. A rendszer felhő alapú, tehát bárhonnan elérhető, és a jogszabályi változásokat mi vezetjük át. Ha most mérlegel, kezdje egy 14 napos ingyenes próbával: valós adatokkal gyorsan kiderül, hogy a napi működésbe illeszkedik-e.

Mit nézzen meg PMS választás előtt?

  • Magyar nyelvű felület és magyar nyelvű ügyfélszolgálat
  • NTAK adatszolgáltatás alapból, felár nélkül
  • VIZA vendég-nyilvántartás és okmányolvasó támogatás
  • Működő channel manager kapcsolat a fő portálokhoz
  • Forintos árazás és magyar szabályoknak megfelelő számlázás
  • Teljes éves költség kiszámolva, minden modullal együtt
  • Több telephely kezelése, ha most vagy később szükség lehet rá
  • Felhő alapú elérés, hogy a helyszínen kívülről is működjön
  • Ingyenes próbaidőszak valós adatokkal
  • Átlátható kilépés: adatexport, ha váltani szeretne

Gyakori kérdések

A Property Management System a szálláshely központi működési rendszere: foglalás, szobabeosztás, vendégadat, számlázás és riportolás fut össze benne, és erre csatlakoznak a további eszközök.
A PMS a szálláshely belső működését kezeli, a channel manager pedig a külső értékesítési csatornákkal (Booking.com, Szállás.hu) tartja szinkronban a szabad kapacitást és az árakat. A kettő együtt működik jól.
A legtöbb magyar szálláshelynek a felhő alapú a praktikusabb: nincs saját üzemeltetési teher, bárhonnan elérhető, és a jogszabályi változásokat a szolgáltató vezeti át.
Csak akkor, ha kifejezetten támogatja. Vásárlás előtt érdemes rákérdezni, hogy az NTAK és a VIZA benne van-e az árban, vagy külön modulként számlázzák.
A belépő megoldások néhány ezer forinttól indulnak havonta, a teljes rendszerek tízezres nagyságrendben mozognak. A Vendeglatas.hu csomagjai 8 900, 16 900 és 29 900 Ft/hó, adatszolgáltatással együtt.
A technikai beállítás jellemzően napok kérdése; a valódi tényező a személyzet átállása. Érdemes éles váltási dátumot kitűzni és utána nem használni a régi nyilvántartást.
Néhány szobánál is, ha több csatornán értékesít vagy adatszolgáltatásra kötelezett — a kettős adminisztráció és a túlfoglalás kockázata kis méretnél is valós.
Igen, minden csomag 14 napos ingyenes próbaidőszakkal indul, kötelezettségvállalás nélkül.

Kapcsolódó útmutatók

További gyakorlati anyagok a Tudástárból

Összes útmutató a Tudástárban

Regisztráció

Ingyenes regisztráció

Regisztráció