VIZA adatszolgáltatás, egyszerűen

NTAK-kompatibilisGDPR-megfelelőMagyar támogatásIngyenes demo
Regisztráció

Mi az a VIZA adatszolgáltatás?

A VIZA (Vendég Információs Zárt Adatbázis) a magyar szálláshelyek kötelező vendég-nyilvántartási rendszere, amely 2021 szeptembere óta működik. A rendszer célja a közbiztonság erősítése és a szálláshelyi vendégforgalom hiteles nyilvántartása. A VIZA nem azonos az NTAK-kal: míg az NTAK statisztikai és turisztikai adatokat gyűjt (vendégéjszaka, forgalom, kapacitás), addig a VIZA konkrét, személyes vendégadatokat rögzít egy zárt, titkosított adatbázisban. A két rendszer párhuzamosan működik, és mindkettőnek külön meg kell felelni. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a bejelentkezéskor rögzített adatok egy része az NTAK-ba, másik része a VIZA-ba kerül.

Kinek kötelező a VIZA jelentés?

A VIZA adatszolgáltatás minden Magyarországon működő, kereskedelmi célú szálláshelyre vonatkozik, függetlenül a mérettől és a típustól. Ide tartoznak a szállodák, panziók, kempingek, üdülőházak, közösségi szálláshelyek, valamint az egyéb (magán-) szálláshelyek is — tehát az a néhány szobát kiadó falusi vendéglátó ugyanúgy érintett, mint egy négycsillagos szálloda. Nincs mentesség kis kapacitás vagy szezonális működés alapján. Ha vendéget fogad és ezért ellenszolgáltatást kap, a nyilvántartási kötelezettség fennáll. Az online platformokon (Booking.com, Airbnb) keresztül érkező foglalások esetén is a szálláshely üzemeltetője a felelős az adatrögzítésért.

Próbáld ki ingyen, kötelezettség nélkül

Beüzemelés 1 nap alatt · Nincs beállítási díj · Magyar támogatás

Demo kérése

Milyen adatokat kell rögzíteni?

A bejelentkezéskor a vendég személyazonosító okmányát kötelező beolvasni: a rendszer rögzíti a vendég nevét, születési adatait, állampolgárságát, az okmány típusát és számát, valamint a tartózkodás kezdő és záró időpontját. Magyar és EGT-állampolgárok, illetve harmadik országbeli állampolgárok esetén részben eltérő adatkör érvényes. Fontos, hogy az adatokat okmányolvasóval kell rögzíteni — a kézi bepötyögés nem elfogadható megoldás, mert a jogszabály az okmány gépi olvasását írja elő. A beolvasott adatok titkosítva kerülnek a zárt adatbázisba, ahová a szálláshely utólag nem lát bele.

Okmányolvasó: mire van szükség?

A VIZA-megfeleléshez okmányolvasó eszköz szükséges, amely képes a személyi igazolvány, útlevél vagy vezetői engedély gépi olvasására. A piacon többféle megoldás létezik: asztali dokumentumszkennerek, kézi olvasók, illetve mobil (kamerás) alkalmazások. A választásnál azt érdemes nézni, hogy az eszköz kompatibilis-e a szálláshelykezelő rendszerével, mert a valódi időmegtakarítás akkor jelentkezik, ha a beolvasott adat automatikusan átkerül a foglalási rendszerbe és onnan a VIZA felé. Ha az olvasó különálló szigetként működik, a recepciósnak kétszer kell dolgoznia, ami hibalehetőséget és sorbanállást szül.

Határidők és gyakoriság

A vendégadatokat a bejelentkezéskor, azaz a tényleges érkezéskor kell rögzíteni — nem elég a távozás után vagy hetente összegyűjtve beküldeni. A rendszer a napi működésbe épül be: minden egyes érkező vendég adatait a check-in folyamat részeként kell felvenni. Ez üzemeltetési szempontból azt jelenti, hogy a recepciós munkafolyamatot úgy kell kialakítani, hogy az okmányolvasás természetes lépés legyen, ne utólagos adminisztrációs teher. A pontos jogszabályi határidőkért és a mindenkori adatkörért érdemes a hivatalos VIZA tájékoztatót és a jogszabály hatályos szövegét ellenőrizni, mert ezek időről időre pontosodnak.

Adatvédelem és GDPR

A VIZA zárt rendszer: a rögzített személyes adatokat a szálláshely nem tárolja hosszú távon és nem használhatja marketingcélra. Az adatok titkosítva kerülnek továbbításra, és csak jogszabályban meghatározott szervek férhetnek hozzá, szintén jogszabályban rögzített feltételekkel. A szálláshely oldalán a GDPR-megfelelés azt jelenti, hogy a vendéget tájékoztatni kell az adatkezelés jogalapjáról (jogi kötelezettség teljesítése), és biztosítani kell, hogy a helyi rendszerben ne maradjanak feleslegesen személyes adatok. Egy jól beállított szálláshelykezelő szoftver ezt automatikusan kezeli: rögzít, továbbít, majd a helyi másolatot a megőrzési idő után törli.

Tipikus hibák, amiket érdemes elkerülni

A leggyakoribb probléma a kézi adatrögzítés: a recepciós lemásolja az igazolvány adatait, ami lassú és elgépelésre hajlamos. A második gyakori hiba, hogy a szálláshely csak a magyar vendégeket rögzíti, a külföldieket pedig „majd később” — holott éppen a külföldi vendégek adatköre a szigorúbb. Harmadik klasszikus: az online foglalási platformról érkező vendéget nem veszik fel, mert „a Booking már tudja”. A platform adatai nem helyettesítik a VIZA-rögzítést. Végül sok helyen az okmányolvasó megvan, de nincs integrálva a foglalási rendszerrel, így a kettős adatbevitel miatt idővel elhagyják a használatát.

Hogyan segít a Vendeglatas.hu?

A Vendeglatas.hu szálláshelykezelő modulja úgy épül fel, hogy a VIZA-megfelelés a mindennapi check-in folyamat természetes része legyen. A beolvasott okmányadat egyszer kerül be a rendszerbe, onnan automatikusan megy a VIZA felé, a statisztikai adat pedig az NTAK felé — kettős adatbevitel nélkül. A foglalás, a vendégprofil, a számlázás és az adatszolgáltatás egy rendszerben van, így nem kell több szoftver között másolgatni. A rendszer naplózza a beküldéseket, így ellenőrzés esetén visszakövethető, mikor és mi került továbbításra. Próbálja ki 14 napig ingyenesen, kötelezettség nélkül.

VIZA megfelelési ellenőrzőlista

  • Van működő, jogszabálynak megfelelő okmányolvasó eszköze
  • Az okmányolvasó integrálva van a szálláshelykezelő rendszerrel
  • Minden érkező vendég adatát a check-in során rögzítik
  • A külföldi vendégek bővebb adatkörét is helyesen veszik fel
  • Az online platformról (Booking, Airbnb) érkező vendégeket is rögzítik
  • A recepciós kollégák be vannak tanítva a folyamatra
  • Van írásos adatkezelési tájékoztató a vendégek számára
  • A helyi rendszerben nem maradnak feleslegesen személyes adatok
  • A beküldések naplózva vannak, ellenőrzés esetén visszakereshetők
  • Rendszeresen ellenőrzik a hivatalos VIZA tájékoztató változásait

Gyakori kérdések

A Vendég Információs Zárt Adatbázis a magyar szálláshelyek kötelező vendég-nyilvántartási rendszere, amely 2021 szeptembere óta működik. A vendég okmányadatait rögzíti egy zárt, titkosított adatbázisban.
Az NTAK statisztikai és turisztikai adatokat gyűjt (vendégéjszakák, forgalom, kapacitás), a VIZA pedig konkrét személyes vendégadatokat rögzít közbiztonsági célból. A két rendszer párhuzamosan működik, mindkettőnek külön meg kell felelni.
Minden Magyarországon működő kereskedelmi célú szálláshely, mérettől és típustól függetlenül — a néhány szobás magánszálláshelytől a nagy szállodáig.
Igen. A jogszabály az okmány gépi olvasását írja elő, tehát a kézi adatbevitel nem elfogadható megoldás. Az olvasó lehet asztali szkenner, kézi eszköz vagy megfelelő mobilalkalmazás.
A bejelentkezéskor, a tényleges érkezéskor — nem utólag, összegyűjtve. Ezért érdemes a folyamatot a check-inbe építeni.
Igen. A foglalási platform adatai nem helyettesítik a VIZA-rögzítést; a kötelezettség a szálláshely üzemeltetőjét terheli.
Az adatszolgáltatás elmulasztása hatósági eljárást és szankciót vonhat maga után. A pontos mértékekért a hatályos jogszabályt és a hivatalos tájékoztatót érdemes ellenőrizni.
A rendszerünkben az okmányadat egyszer kerül rögzítésre, majd automatikusan megy a VIZA és — a statisztikai része — az NTAK felé, kettős adatbevitel nélkül, naplózott módon.

Kapcsolódó útmutatók

További gyakorlati anyagok a Tudástárból

Összes útmutató a Tudástárban

Regisztráció

Ingyenes regisztráció

Regisztráció