Egy szálloda működése több párhuzamos szálon fut: recepció, housekeeping, étterem, esetleg wellness és rendezvény. A szállodai szoftver akkor jó, ha ezek nem külön szigetek, hanem egy rendszerben látszanak. A recepciós tudja, melyik szoba tiszta; az étterem a szobaszámra tud terhelni; a vezetőség pedig egy helyen látja a bevételt osztályonként. Ha ezek külön rendszerekben vannak, a napi zárás összefésülés lesz, és a hibák csak hónap végén derülnek ki.
A recepciós modul a szálloda ütőere. Fontos, hogy a check-in gyors legyen — különösen csoportos érkezésnél, amikor egyszerre húsz vendég áll a pultnál. A rendszernek kezelnie kell a csoportos foglalást egyben, a szobakiosztást, a részleges fizetést és a késői távozást. A magyar környezetben ide épül be a VIZA okmányolvasás is: ha ez a folyamat része, nem lassítja a sort; ha külön lépés, akkor minden érkezésnél plusz fél perc, ami csoportnál már tíz perc várakozás.
Próbáld ki ingyen, kötelezettség nélkül
Beüzemelés 1 nap alatt · Nincs beállítási díj · Magyar támogatás
A takarítási modul köti össze a recepciót és a housekeepinget. Minden szobának státusza van, amit a takarító mobilon frissít, így a recepció valós időben látja, mi adható ki. Ez a késői távozás és korai érkezés ütközésénél a legértékesebb: a recepciós nem ígér olyan szobát, ami még nincs kész, és nem is várakoztatja feleslegesen a vendéget egy már kitakarított szoba előtt. Nagyobb szállodánál a beosztás és a terhelés elosztása is innen kezelhető.
Ha a szállodához étterem vagy bár tartozik, a POS-nak és a szállodai rendszernek beszélnie kell egymással. A vendég a szobaszámára terhel, ez megjelenik a szobaszámlán, és távozáskor egy tételben rendeződik. Külön rendszerekben ez papíron gyűjtött cetlik és utólagos rögzítés — hibaforrás és vitaforrás a vendéggel. Az integrált megoldásban a felszolgáló a POS-ban kiválasztja a szobát, a rendszer ellenőrzi, hogy valóban bejelentkezett vendégről van szó, és a tétel azonnal a folyószámlára kerül.
A szállodai árazás nem egyetlen ár, hanem szabályrendszer: szezon, hétvége, tartózkodás hossza, csatorna és vendégtípus szerint. A rendszernek ezt kezelnie kell anélkül, hogy minden nap kézzel kellene átírni. A mérőszámok, amiket érdemes követni: kihasználtság, átlagos szobaár (ADR) és egy kiadható szobára jutó bevétel (RevPAR). Ezekből derül ki, hogy a magas kihasználtság valóban nyereséges-e, vagy csak alacsony árral sikerült megtölteni a házat.
Magyar szállodaként három kötelezettséget kell folyamatosan teljesíteni: az NTAK napi statisztikai adatszolgáltatást, a VIZA vendég-nyilvántartást okmányolvasóval, és az idegenforgalmi adó bevallását az önkormányzat felé. Egy nemzetközi szállodai szoftver ezeket jellemzően nem tudja alapból, így külön megoldást kell mellé tenni — ami újabb rendszert és újabb adatbevitelt jelent. Ezért a magyar piacon a hazai jogszabályi lefedettség legalább olyan fontos szempont, mint a funkciógazdagság.
Ha több szállodát vagy telephelyet üzemeltet, a rendszernek egyben is és külön is meg kell tudnia mutatni a működést: telephelyenkénti riport a helyi vezetőnek, összesített nézet a tulajdonosnak. Ehhez jogosultságkezelés kell — a recepciós ne lásson bérszintű adatot, a takarító csak a saját feladatait lássa, a vezető pedig mindent. Ez nem csak biztonsági kérdés: a leegyszerűsített, szerepre szabott felület gyorsabb munkát és kevesebb hibát jelent.
A Vendeglatas.hu magyar vendéglátóknak és szálláshelyeknek épül, egy rendszerben kezelve a foglalást, a POS-t, a készletet, a csapatot és a kötelező adatszolgáltatásokat. Az NTAK minden csomagban benne van, nem modulonként számlázunk. Magyar nyelvű felület és támogatás, forintos árazás, felhő alapú elérés. A szállodai funkciók folyamatosan bővülnek — ha most mérlegel, kezdje egy 14 napos ingyenes próbával, és nézze meg valós adatokkal, mit tud.
További gyakorlati anyagok a Tudástárból