A NAV Online Számla rendszer a kiállított számlák adatainak elektronikus, gépi továbbítását jelenti az adóhatóság felé. A cél az áfacsalás visszaszorítása és az adminisztráció digitalizálása. A vendéglátásban ez azt jelenti, hogy amikor számlát állít ki — céges vendégnek, rendezvényre, szállásdíjról —, annak adatai automatikusan eljutnak a NAV-hoz. A nyugtaadás ettől külön kérdés: arra az online pénztárgép vagy annak elfogadott alternatívája szolgál.
A vendéglátásban a legtöbb tranzakció nyugtával zárul, de számlát kell adni, ha a vevő kéri, illetve ha az adott ügylet ezt megkívánja. Céges vendégek, rendezvények, szállásfoglalások esetén rendszeresen számla készül. A gyakorlati teendő az, hogy a rendszer mindkettőt tudja: gyorsan adjon nyugtát a pultnál, és néhány kattintással állítson ki számlát, ha kérik — anélkül, hogy a felszolgálónak külön programot kellene indítania.
Próbáld ki ingyen, kötelezettség nélkül
Beüzemelés 1 nap alatt · Nincs beállítási díj · Magyar támogatás
A számlaadat-szolgáltatás lényegében a számla kiállításához kötődik, és rövid határidőn belül, gépi úton kell megtörténnie. Éppen ezért nem működik jól az a megoldás, ahol a számlákat kézzel gyűjtik és utólag rögzítik: a késedelem mulasztásnak minősülhet. A helyes felállás az, hogy a számlázás abban a rendszerben történik, amely automatikusan továbbítja az adatot — így a kötelezettség a számla kiállításával egyidejűleg teljesül.
A rendszer használatához a NAV Online Számla felületén technikai felhasználót kell létrehozni, amelynek azonosítóit és kulcsait a számlázó szoftverben kell beállítani. Ez egyszeri feladat, de fontos, hogy pontosan történjen, mert hibás kulccsal a beküldés csendben elbukhat. Beállítás után érdemes tesztszámlával ellenőrizni, hogy az adat valóban megérkezett. Célszerű olyan rendszert választani, amely visszajelzést ad a sikeres és sikertelen beküldésekről.
A vendéglátó vállalkozásnak több adatszolgáltatási szála fut párhuzamosan: nyugtaadás, NAV Online Számla, NTAK, és szálláshely esetén VIZA. Ezek különböző célt szolgálnak, de ugyanabból a működésből táplálkoznak. Ha minden külön rendszerben van, akkor négyféle beállítást, négyféle hibalehetőséget és négyféle kézi ellenőrzést jelent. Egy integrált megoldásban ugyanaz az értékesítési adat szolgálja ki mindet, ami jelentősen csökkenti az adminisztrációs terhet.
Első: a számlaadatok utólagos, kézi rögzítése, ami késedelmet okoz. Második: hibás technikai felhasználó beállítása, amit csak hetek múlva vesznek észre. Harmadik: a sikertelen beküldések figyelmen kívül hagyása — sok rendszer nem jelzi feltűnően. Negyedik: a nyugta és a számla összekeverése, például amikor ugyanarról a fogyasztásról mindkettő kiállításra kerül. Ötödik: a partneradatok pontatlan rögzítése, ami miatt a számla javításra szorul.
A Vendeglatas.hu rendszerében a nyugta és a számla ugyanabból a rendelésből készül, így nincs kettős rögzítés, és nem fordulhat elő, hogy ugyanarról a fogyasztásról két bizonylat készül. A számlázás kapcsolható a NAV Online Számla adatszolgáltatáshoz, és a rendszer jelzi a sikertelen beküldéseket. Ugyanez az értékesítési adat szolgálja ki az NTAK adatszolgáltatást is. Kezdje 14 napos ingyenes próbával.
További gyakorlati anyagok a Tudástárból